Записано ошибочно

Порядок исправления записи о приеме на работу в трудовой книжке

На практике встречаются ситуации, когда необходимо оформить исправление записи о приеме на работу в трудовой книжке. Если ошибка была допущена настоящим работодателем он и должен исправлять неправильную или не точную запись. Немного сложнее выглядит решение проблемы, когда ошибочная или неточная запись была внесена на предыдущем месте трудоустройства и не исправлена на прошлом месте работы. В последнем случае соответствующие изменения могут быть внесены только при наличии официального документа, предыдущего работодателя.

Следует помнить, что работодатель не вправе отказать работнику, если он обращается с подобной просьбой и должен оказать ему необходимую помощь.

Нормативные документы

На сегодняшний день все вопросы относительно введение трудовых книжек регулируется тремя основными нормативными документами:

• Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.)>
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими (далее —> Правила), утвержденными Правительством РФ от 16.04.2003 N 225>
• Инструкцией по заполнению (далее —> Инструкция), утвержденной Минтруд РФ от 10.10.2003 N 69 «>Об утверждении Инструкции по заполнению»>.

Любое отражение информации или ее дополнение (исправление) должно быть оформлено только в соответствии с указанными выше нормативными актами.

Способы внесение изменений

В соответствии с Правилами и Инструкцией существует три способа исправления допущенных ошибок либо изменения внесенных данных в трудовую книжку, это:

1. Признание записи недействительной.
2. Зачеркивание.
3. Внесение дополнений.

Каждый способ исправления может быть использован только в соответствующем разделе. Например, если при изменении фамилии сотрудника на титульном листе допускается вносить соответствующие данные после зачеркивания предыдущей фамилии, то в разделе сведения о работе исправления можно вносить только путем признания записи недействительной. Любые зачеркивания в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении, прямо запрещены (п. 30 Правил).

Правила внесения записи

Все записи, которые делаются в трудовую книжку работника, должны основываться и соответствовать тексту приказа.

Сведения должны вноситься аккуратно, гелевой или перьевой ручкой. Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым.

Категорически запрещено делать какие либо сокращения слов.

Порядок внесения информации

• Первоначально указывается полное и сокращенное наименование организации в графе 3 раздела, содержащего сведения о работе.
• В графу 1 вносится порядковый номер вносимой записи.
• В графу 2 указывается дата приема на работу.
• В графу 3 вносится информация о структурном подразделении (при условии упоминание его в трудовом договоре), принятии или назначении на должность, специальность или профессия.
• В графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого работник был принят на работу.

Ошибка, которую категорически не рекомендуется допускать в разделе сведения о работе

Поскольку трудовая книжка является главным документом, подтверждающим наличие трудового стажа, внесение любых данных должно производиться с особой тщательностью и внимательностью. Но все же предусмотрен порядок, в соответствии с которым должно осуществляться исправление неправильной записи в трудовой книжке.

Однако, есть особая категория ошибок, которую следует выделить из общей массы допускаемых неточностей в разделе, содержащем сведения о работе. И состоит она в следующем.

В соответствии с установленным порядком, ошибочную запись в разделе «Сведения работе» запрещено зачеркивать. Исправление должно производиться путем признания ошибочной записи недействительной. Например: «Запись за номером Х недействительна». То есть основным идентификатором ошибочной записи является ее номер, поэтому главное, в чем не рекомендуется ошибаться при внесении записи —> это ее номер.

Подобная ошибка в нумерации может повлечь за собой путаницу и существенные проблемы с исправлением неверно внесенных данных.

Порядок внесения исправлений в записи, которые содержатся в разделе «Сведения о работе»

В соответствии пунктом 1.2 Инструкции исправление ошибочной записи должно проводиться в следующем порядке:

1. Под последней в данном разделе записью необходимо указать следующий порядковый номер и дату внесения изменений (исправлений).
2. В графу 3 вносится отметка следующего содержания: «>Запись за номером таким-то недействительна»>.
3. Ниже указываются исправленные сведения.
4. В графу 4 отражаются реквизиты приказа, на основании которого была внесена ошибочная информация либо на основании которого вносятся верные данные.

Например, рассмотрим следующую ситуацию и образец необходимой исправительной записи.

Работнику в трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, сделана соответствующая запись под номером 14. Ошибка состояла в неверном отображении даты приема на работу – вместо 01.03.2010 было указано 05.03.2010. Неопытный кадровик в графу 2 указал дату заполнения трудовой книжки, вместо фактического принятия. На сегодняшний день данная ошибка обнаружена и требует корректировки. Порядок действий в указанном случае должен быть примерно следующий:

• В графе 1 указывается следующий порядковый номер (например, 17)>
• В графе 2 указывается дата внесения изменений (например, 13.09.2013)>
• В графе 3 отображаются сведения о признании ошибочной записи недействительной. Например, «>Запись за номером 14 недействительна. Принята 01.03.2010 на должность юрисконсульта»>.
• В графе 4 указываются реквизиты первоначального приказа о приеме на работу (например, Приказ от 01.03.2010 N 21-к)

Некоторые частные случаи ошибок

В трудовой книжке указано только сокращенное наименование организации

В случае если неточность допущена нынешним работодателем, она должна быть исправлена на месте.

Сделать исправление, если подобная неточность была допущена по прошлому месту работы, можно только при наличии официального документа прежнего работодателя. Подобными подтверждающими документами могут выступать надлежащим образом заверенные справки, копии приказов и др. Сведения, внесенные в результате исправления, должны полностью соответствовать документу, который послужил основанием для внесения соответствующих изменений.

В соответствие с пунктом 3.1 Инструкции, в заголовке записи о приеме на работу должно быть указано полное наименование работодателя. Сокращенное наименование указывается при его наличии и только после указания развернутого наименования. В соответствии с действующим порядком заполнения трудовых книжек, указание только лишь сокращенного наименования будет признано ошибкой. Это будет являться несоблюдением определенного обязательного формата данной записи.

Поскольку при назначении пенсии у сотрудника могут возникнуть сложности с идентификацией организации, подобная ошибка не может оставаться в не исправленном виде. В связи с вышеизложенными фактами, в графу 3 необходимо внести соответствующие исправления.

Поскольку запись о наименовании работодателя имеет характер заголовка, она вносится без указания порядкового номера, даты и реквизитов документа, который послужил основанием. Таким образом идентифицировать подобную запись по номеру нет возможности. В связи с указанными обстоятельствами, соблюсти общий порядок внесения исправлений не удастся.

Как вариант возможного способа исправления допущенной ошибки, можно предложить следующий:

• В третью графу, после последней записи, вносятся данные о признании недействительной записи с неполным названием работодателя.
• На следующей строке, указывается полное и сокращенное наименование.

В любом случае следует помнить, что зачеркивание записи в разделах, содержащих сведения работе и сведения о награждениях, не допустимо (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Ошибка в написании ФИО работника

Как показывает практика, внесение неверных сведений относительно ФИО работника нередко имеет место. В большинстве случаев это связано с тем, что при заполнении трудовой книжки кадровый работник не сверяется с данными, которые отражены в документе, удостоверяющем личность, как правило, паспорте. Подобный недочет может быть допущен как при написании имени (Наталья, Наталия), так и отчества (Геннадиевич, Геннадьевич) и, что встречается чаще всего – при написании фамилии. Сложнее всего, когда подобная ошибка выявляется во время оформления пенсии, при подтверждении наличия соответствующего трудового стажа.

Порядок исправления данной ошибки не регламентирован ни в Правилах, ни в Инструкции. Данными нормативными документами вообще не предусмотрена возможность внесения исправлений относительно сведений о работнике. Рассмотрим варианты возможного решения этой проблемы.

1. В случае, если ошибка допущена при первичном заполнения бланка на первом рабочем месте сотрудника, необходимо составить акт о списании и уничтожении испорченного бланка трудовой книжки и заполнить новый документ с верными сведениями. Поскольку ошибка допущена по вине работодателя, плата за испорченный бланк с работника не взымается.
2. Если ошибка обнаружена последующими работодателями, указанный выше способ не годится.

Оказавшись в такой ситуации, работник должен обратиться в суд с заявлением о признании того факта, что данная трудовая книжка принадлежит именно ему. Полученное решение суда должно хранится вместе с трудовой книгой.

Существует еще одна точка зрения на данный вопрос. Некоторые специалисты утверждают, что такого рода исправление можно вносить в обычном порядке при наличии подтверждающих документов. Считается что это возможно на основании:

1. Пункта 27 Правил, который описывает действия при выявлении неправильной или неточной записи.
2. Пункта 30 Правил, который указывает, что зачеркивание не допускается только в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях.

Исправление предлагается проводить в следующем порядке:

1. Неверные данные зачёркиваются одной чертой.
2. Вносится правильная информация.
3. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, который послужил основанием для внесения изменений.
4. Все заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.

Однако с подобной точкой зрения можно поспорить. Любое отклонение от установленных Инструкцией правил исправления, несет риск. К тому же, в данном случае, первичным является документ, удостоверяющий личность. Поскольку точно определить, что трудовая книжка принадлежит именно этому человеку, который предъявил паспорт для внесения исправлений, работодатель не может. Вариант обращения в суд самого работника, является единственно верным вариантом выхода из сложившейся ситуации.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

1. Указать порядковый номер.
2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

1. Пишет наименование компании.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

1. Организацией, допустившей ошибку.
2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Как внести исправления в трудовую книжку

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2020 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2020 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании. (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

• в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
• затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
• ниже указать верную информацию;
• написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Как исправить неверную запись в трудовой книжке по образцу?

Правильное заполнение трудовых книжек является очень важным моментом. Это документ, который подтверждает не только факт работы в определенный период, но и указывает, в какой организации и в какой должности трудился его владелец.

Зачастую кадровые службы или иные ответственные лица, на которых возложены функции кадровиков в организации, допускают ошибки при внесении записей. Но именно конкретная запись может серьезно повлиять на расчет пенсии. Особенно, когда дело касается отнесения к льготным профессиям и досрочного назначения пенсии.

Неверная запись может стать поводом для отказа в получении пенсии.

Законодательная база

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате?

Согласно п.1.2 Инструкции по заполнению ТК для исправления ошибки в дате приема или увольнения следует в следующей свободной строке внести исправительную запись, свидетельствующую о признании ошибочной записи недействительной. Оформляется она следующим образом:

• графа 1 – проставляется номер по порядку вслед за последней записью.

Например, ошибка допущена в строке записи под номером 9. Далее в трудовой книжке заполнены следующие строки и последняя из них уже имеет номер 15. Исправительная запись будет производиться с порядковым номером 16;

• графа 2 – дата приема на работу, которая является правильной;
• графа 3 – написать информацию о том, какая информация была ошибкой “Запись за номером ___ недействительна”. Следом вносятся правильные сведения;
• графа 4 – документ, на основании которого запись была внесена. Она обычно совпадает с приказом о приеме на работу.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Трудовая книжка полезна не только работнику, но и работодателю. Для первого она является гарантией учета приобретенного стажа при выходе на пенсию. Для работодателя она выступает средством проверки компетентности сотрудника и его профессиональных качеств. Многое о специалисте говорит и причина увольнения. Ошибка в трудовой книжке – результат невнимательности или незнания специалиста отдела кадров. Разберемся, как можно исправить возникшую неточность.

Основные положения о трудовой книжке

Трудовая книжка – документ, подтверждающий факт занятости гражданина. Она состоит из нескольких частей:

• титульный лист;
• сведения о собственнике формуляра;
• сведения о работе на 10 разворотах;
• информация о награждении на 10 разворотах

Формуляр дополняется вкладышем, который недействителен без основной части. Вкладыш состоит из 9 разворотов «Сведения о работе» и 8 разворотов «Сведения о награждении».

Вопросы, связанные с ведением, хранением и учетом документации, регламентируются Постановлением правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 г. Последние обновления были внесены в нормативный акт 25 марта 2013 г.

Также ответы на вопросы находятся в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Трудовой Кодекс РФ уточняет особенности ведения и использования послужных списков подчиненных.

В документе о занятости содержится информация:

• о нанятом человеке;
• о его профессиональных обязанностях;
• о принятии на работу;
• о переводе;
• об увольнении;
• о награждении;
• о прохождении обучения, государственной службе

Вносить записи, не указанные в списке или не подтвержденные свидетельствами, работодателю запрещается. Как и не вносить обязательные пункты.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если допущена ошибка

Неточности корректируются в соответствии с документами, подтверждающими факт необходимости исправлений. Способ корректировки зависит от вида ошибки. Возможны неточности при первом заполнении документа, в определенной его части, а также ошибки, связанные с ведением формуляра в целом.

Нарушения при первичном заполнении

Неправильная отметка при первичном оформлении вкладыша также не исправляется. Заполняется новый документ. Если в трудовую книжку уже вписаны серия и номер вкладыша, отметку нужно исправить. На внутреннюю сторону обложки вносится информация о недействительности вкладыша за указанным номером. Прописывается дата, ставится подпись ответственного лица и печать. После этого вписываются данные нового вкладыша.

Неточность в заполнении личных данных работника

Внесенные сведения должны полностью соответствовать прописанному в подтверждающем документе. Если уточнения представлены не в полном объеме, вносятся только те данные, которые присутствуют в документе. Следует запросить оригиналы бумаг, информация из которых вносится в книгу подчиненного. Если оригиналы недоступны, их заменят заверенные нотариусом копии. В общем порядке слова свидетелей не считаются основанием для исправления записи (за исключением случая с судебным разбирательством и массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации). Об этом говорится в пункте 29 Правил.

Исправление производится ответственным лицом по последнему месту работы. Изменить данные нужно на титульном листе. Согласно пункту 2.3 Инструкции, неверную формулировку стоит зачеркнуть прямой линией. Верная информация вносится в соответствующую строку, а сведения о подтверждающем документе прописываются на внутренней стороне обложки. Обязательна подпись ответственного специалиста или работодателя, а также печать организации.

В п. 2.4 указан порядок внесения изменений в графы с информацией об образовании, профессии и специальности. Сведения должны быть исправлены в соответствующих строках или дополнены уточняющей информацией. Также делается запись о документе, на основании которого происходит исправление.

Ошибки в сведениях о работе

В п. 30 Правил и 1.2 Инструкции разъяснено, что исправление неточных данных о трудоустройстве путем зачеркивания ошибочной записи не допускается. Неточность устраняется признанием записи недействительной и созданием верной. Запись о недействительности вносится следующим образом:

• в графе 1 указывается следующий по порядку номер;
• пишется дата внесения исправлений;
• прописывается фраза «Запись под номером… считается недействительной»;
• вносится правильная формулировка;
• в следующей графе заполняются реквизиты документа, из которого вносились первоначальные сведения

Если недействительна отметка об увольнении, вносят «Запись за номером … недействительная, уволен (указывается причина)» или «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе». Изменения в датах и номерах также вносятся с помощью признания записи недействительной.

Неточности, возникшие в самом приказе, на основании которого вносится запись, исправляются после составления нового приказа с указанием верных реквизитов. Примеры исправления аналогичных ошибок можно найти ниже.

Ошибки в сведениях о награждении

Проблемы с указанием информации о награждении встречаются редко, поскольку само награждение происходит нечасто. Допущенная ошибка исправляется признанием записи недействительной и внесением корректных исправлений.

Специалист по неосторожности может внести сведения о работе в запись в сведениях о награждениях. Это случается, если место, отведенное информации о работе, закончилось. В этом случае следует оформить вкладыш в трудовую книжку, а ошибочную запись признать недействительной в общем порядке.

Отдельные вопросы заполнения трудовой книжки

Новая запись вносится в трудовую книжку в течение недели с момента изменения. Это касается и приказов работодателя. При этом, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней и уволился, запись можно не вносить.

При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.

Формуляр, который остался у прошлого работодателя, не будет препятствием для приема на работу сотрудника. По заявлению работника оформляется новый документ, но сведения о прошлых местах работы не добавляются.

Если запись не содержит неточность, а отсутствует полностью, её вносят в соответствии с Инструкцией. При этом в графе 2 записывают фактическую дату. Любая дата прописывает арабскими цифрами. Число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным.

Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной

В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:

• преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
• врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
• охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены

Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.

Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.

Оформление дубликата

В дубликат вносятся:

• сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
• данные об общем стаже работы до зачисления в штат

Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.

Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.

Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.

Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.

При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.

Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.

Другая информация, вносимая в бланк

Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:

• прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
• получении нового разряда (категории);
• занятости по совместительству;
• неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
• периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
• восстановлении непрерывного стажа

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

• для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Для принятия решения в вашей конкретной ситуации обратитесь, пожалуйста, к специалисту через форму онлайн-консультанта либо по телефонам:

Москва и область: +7(499) 577-00-25 доб. 691
Санкт-Петербург: +7(812) 425-66-30 доб. 691
Все регионы РФ: 8(800) 350-84-13 доб. 691
Это быстро, бесплатно и конфиденциально!

Источники:

http://hr-portal.ru/article/poryadok-ispravleniya-zapisi-o-prieme-na-rabotu-v-trudovoy-knizhke
http://ppt.ru/art/tk/ispravlenie
http://truddogovor.ru/poryadok-vneseniya-ispravleniya-v-trudovuyu-knizhku-v-2019-godu-obrazec/
http://clubtk.ru/ispravleniya-v-trudovoy-knizhke
http://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/kak-ispravit-nevernuju-zapis-v-trudovoj-knizhke/
http://prolaw24.ru/labor/oshibki-v-trudovoy-knizhke