Где хранится служебное задание на командировку

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

• письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
• авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

• руководитель фирмы;
• руководитель структурного подразделения;
• сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Образец

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Делопроизводство

Служебное задание на командировку в 2020 году

Многие предприятия в порядке осуществления экономической деятельности взаимодействуют с другими учреждениями, в связи с чем сотрудники направляются в служебные поездки для решения тех или иных вопросов за пределами компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

И учитывая, что задание, порученное командированным работникам носит официальный характер, оно подлежит письменному оформлению, в порядке, который установлен законом.

Нормативная база

В частности, порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 трудового законодательства РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с последними изменениями, которые вступили в действие в начале 2020 года.

Согласно им работники направляются в служебные поездки на основании письменного решения работодателя, коим является приказ либо распоряжение по предприятию.

В оговоренном приказе, которой имеет установленную форму Т9, указываются не только дата выбытия работника и продолжительность командировки, но и ее цель.

Конечно такой приказ существовал и ранее, но к нему прилагалось еще и командировочное удостоверение, а также служебное задание, в котором цель поездки отражалась более подробно.

Но с отменой некоторых пунктов Постановления №749, удостоверение приобрело статус не обязательного документа, а вот вопрос по целесообразности оформления служебного задания остался открытым. Соответственно многие не знают, нужно ли оно.

Что это за документ?

И, тем не менее, служебное задание является официальном документом, форма которого Т- 10а утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1, однако с 2013 года оговоренный акт носит только рекомендательный характер, следовательно, формы документов утвержденные им, не являются обязательными к применению.

Бланк служебного задания скачать бесплатно можно на нашем сайте:

Поэтому, каждый работодатель волен по собственному разумению применять установленную форму служебного задания либо утверждать новую, но с учетом норм, оговоренных в Постановлении.

В настоящий момент служебное задание имеет статус официального документа, в котором подробно отражается цель поездки работника, а также оговаривается перечень задач, которые сотруднику необходимо выполнить в ходе поездки с указанием сроков исполнения и иных обстоятельств, учитываемых при составлении документа.

Обязательно ли?

Следует отметить, что все данные отраженные в служебном задании указываются и в приказе о направлении в командировку, в том числе и цель, а также порученное задание, но только в сжатом виде.

Также следует принять во внимание тот факт, что Постановление №749 содержит в себе указание на обязательное оформление либо предъявление следующих документов:

• письменного решения о направлении в командировку;
• проездных документов;
• служебной записки об использовании личного транспорта;
• документов по найму жилья;
• авансового отчета о понесенных тратах.

При этом служебное задание в перечне документов, которые должны быть предъявлены либо оформлены, не значится, соответственно данный документ обязательным не является, и вопрос о целесообразности его оформления решается работодателем уже исходя из условий, оговоренных в локальных актах предприятия.

Служебное задание на командировку в 2020 году

Как было сказано выше, служебное задание на командировку в 2020 году не является обязательным при направлении сотрудника в командировку, но учитывая, что только в оговоренном документе возможно подробно отразить порученное задание, данный документ все же целесообразнее оформить.

Требования к документу

К каждому документу, издаваемому либо оформляемому на предприятии, применяются единые требования, независимо от того, существует ли установленная законом форма документа либо нет.

Подобные же правила относятся и к служебному заданию, которое оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной либо распоряжением по предприятию либо тем же постановлением Госкомстата РФ №1.

Следует отметить, что несмотря на внесение изменений в Постановление №749 в котором служебное задание отсутствует к данному документу, тем не менее, применимы нормы Постановления Минкультуры РФ № 558, где в п.669 сказано, что сей документ не только издается на предприятии, являясь частью кадрового делопроизводства, но и хранится в архиве предприятия в течении 5 лет, а при наличии командировок за рубеж и более длительное время – 10 лет.

Каковы недостатки тарифной системы оплаты труда? Узнайте тут.

Форма

Конечно, служебное задание, учитывая, свой статус необязательного документа может издаваться в том виде, который будет утвержден на предприятии, но, тем не менее, некоторые обязательные данные сей документ должен содержать.

В частности, в служебном задании должны быть отражены следующие данные:

• наименование предприятия;
• данные работника, а также его должность и название структурного подразделения;
• продолжительность командировки;
• дата выбытия и прибытия;
• цель поездки;
• задание с указанием сроков исполнения при необходимости;
• место назначения (организация либо город);
• дата издания документа;
• организация-плательщик;
• подписи работника и работодателя.

Кто заполняет и подписывает?

Как правило, служебное поручение вменяется работнику по поручению работодателя либо начальника структурного подразделения, соответственно обязанность по заполнению бланка служебного задания на них и возлагается.

Но на практике руководство компании редко ведет документацию подобного вида, соответственно и оформление приказа и служебного задания возлагается на кадрового работника, который издает оговоренные документы на основании докладной записки от начальника структурного подразделения с резолюцией руководства компании.

После заполнения служебной записки оговоренный документ уже подается на подпись руководителю предприятия либо начальнику отдела, который сотрудника в командировку и направляет.

И после проставления подписи служебное задание подписывает и командированный сотрудник, таким образом выражая свое согласие на поездку за пределы предприятия и ознакомление с порученным заданием.

Как заполнить правильно?

Как было сказано выше, для направления в командировку на предприятии может быть издан бланк служебного задания собственного образца с учетом принятых требований к документации данного вида, что подразумевает обязательное наличие некоторых подразделов, пример заполнения которых приведен на нашем сайте.

Пример заполнения служебного задания по форме, утвержденной на предприятии

Сколько экземпляров требуется?

Как правило, практически все кадровые документы издаются в двух или трех экземплярах, один из которых подшивается в кадровом отделе, другой направляется в бухгалтерию, если на основании издаваемого документе осуществляются перечисления денежных средств. Третий экземпляр вручается непосредственному исполнителю, в соответствии с характером документа.

Однако в случае со служебным заданием установленные правила не соблюдаются, в виду того, что оговоренный документ предназначен только для письменной фиксации полученного задания и не более, все остальные функции выполняет уже приказ о направлении в командировку, который соответственно и подшивается и в отделе кадров и в бухгалтерии.

Ставиться ли печать?

Установленная форма служебного задания не является обязательной к исполнению, тем не менее, ею до сих пор руководствуются при издании собственного бланка оговоренного документа.

И учитывая, что форма Т-10а не содержит отметку: «М.П.» печатью оговоренный документ не заверяется, хотя запрета на нанесение печати предприятия не установлено.

Можно ли сделать на нескольких человек (группу работников)?

В каждом бланке служебного задания отведена отдельная графа для внесения данных о работнике, что не предполагает списочное внесение данных в оговоренных документ.

Также при направлении в командировку даже на одно и то же предприятие нескольких работников, каждому из них могут быть даны различных поручения, соответственно служебное задание оформляется на всех сотрудников отдельно.

А вот приказ при направлении в командировку нескольких сотрудников издается один, но по установленной форме Т-9а, в котором предусмотрена списочное отражение сотрудников с указанием их данных, а также общей цели служебной поездки, к примеру, для оформления документов либо заключения договорных отношений.

Что собой представляет аккордно-премиальная система оплаты труда? Узнайте тут.

Можно ли направить в командировку внешнего совместителя? Информация по вопросу — здесь.

Требуется ли при оформлении поездки генерального директора?

Генеральный директор является таким же наемным работником, как весь штат сотрудников компании, соответственно в командировки он направляться может.

И в данной ситуации приказ о направлении в служебную поездку оформляется за подписью генерального директора, который, по сути, направляет сам себя, при этому передавая полномочия на время отсутствия своему заместителю либо иному лицу.

И соответственно, служебное задание также оформляется и подписывается директором лично с указанием задания, которые ему предстоит выполнить, а также сроками их исполнения, и продолжительностью поездки.

Куда подшивать?

Как было сказано выше, бланк служебного задания в настоящий момент на каждом предприятии работодатели могут издавать сами, соответственно не все графы, предусмотренные Постановлением Госкомстата№1, могут в нем содержаться.

В частности, в установленной оговоренным законодательным актом форме присутствует графа: отчет о выполненном задании, к которому также прилагается авансовый отчет с чеками, билетами и иными документами подтверждающими понесенные расходы.

Указанная графа не является обязательной, учитывая, что Постановление Правительства РФ №749 не содержит упоминаний об оформлении письменного отчета о проделанной работе, однако если данная графа присутствует, служебное задание сдается в бухгалтерию и подшивается вместе с авансовым отчетом.

Нужен ли отчет о выполнении задания?

Составление отчета о выполнении задания в ходе командировки не предусмотрено нормами закона, соответственно отдельно его составлять не нужно.

Однако, если в бланке служебной записки данный подраздел установлен, то его заполнять нужно, в соответствии с правилами ведения документации, в которых сказано, что все введенные графы подлежат заполнению.

Что грозит работнику за невыполнение?

В соответствии с законом, локальные акты предприятия являются обязательными к исполнению как работодателем так и работником, соответственно, если на предприятие издано Положение о командировках с утверждением перечня документов, в который будет входить и служебное задание, работник обязан заполнить все его графы, в том числе и предоставить отчет о выполнении порученного задания.

Если работник откажется оформлять данный отчет, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст.192 ТК РФ, за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Ведь написать несколько строк о проделанной работе не сложно и отказ от составления отчета можно расценить, как невыполнение порученного задания в ходе служебной поездки.

Документально отразить порученное работнику задание можно и в приказе, но только в общем виде и кратко, и в то же время именно в служебном задании возможно подробно указать и поставленные задачи и сроки исполнения, а также предусмотреть иные нюансы поездки, которые можно оформить в том виде, соответствующем и действующему законодательству, и локальным нормам предприятия.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
   • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
   • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Сроки хранения документов по командировкам

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2009, N 3

Сроки хранения документов по командировкам

Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: “Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?” Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?

В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе “Примечания к п. “б” указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет. При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений:

– Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах?

– Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника “на определенный срок”, однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован. Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”, в которой установлено ограничение срока командировок по России (п. 4): “Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик” [3].

К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.

Что касается зарубежных поездок, то понятие “краткосрочные командировки” встречается во многих нормативных документах, однако расшифровки его ни в одном из этих документов не дается. В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией” (ред. от 13.05.2005) [4] нормы расходов на выплату суточных зависят от длительности загранкомандировок – до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными.

В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов – с 13 до 30%.

Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Интересы сторон трудового договора относительно

Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства. Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, – зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя. Поэтому столь велика роль организации-работодателя – именно от ее гражданской и социальной ответственности часто зависит, смогут ли ее сотрудники впоследствии в полной мере получить причитающиеся им пенсии и льготы.

У организации тоже есть свои интересы. Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях – 10 лет.

│ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │

│ │Приказы, распоряжения; │ │О предоставлении очередных │

│ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │

│ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │

│ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │

│ │б) по личному составу │ 75 л. – ЭПК │внутрироссийских │

│ │ │ │командировках – 5 л. │

│ 45 │задания, отчеты, │ 5 л. ЭПК │ │

│ │ │ │О предоставлении очередных │

│ │Записки, заменяющие │ │и учебных отпусков, │

│ 336 │приказы по личному │ 75 л. – ЭПК │дежурствах, взысканиях, │

│ │ │ │командировках – 5 л. │

│ 343 │приказов, выписки │ 5 л. │ │

│ │из приказов, заявления,│ │ │

│ │удостоверения и др.), │ │ │

│ │не вошедшие в состав │ │ │

│ 352 │Переписка об оформлении│ 5 л. │Для заграничных │

│ │командировок │ │командировок – 10 л. ЭПК │

│ │б) работников, │ 5 л. │ │

Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.

Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.

Пример. Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС). Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая. В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.

Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д., то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее:

– в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;

– что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам:

– если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности. Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;

– если сотрудник был командирован на ликвидацию каких-либо природных и технологических катастроф либо на работу в условиях, связанных с повышенным риском для жизни и здоровья. Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);

– какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).

Положение об особенностях направления работников

в служебные командировки

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”.

2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2008. – N 42. – Ст. 4821.

3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР” // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. – N 8.

4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией”. Доступ из справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”.

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы “Консультант-Плюс”.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”.

7. Федеральный закон от 01.12.2007 N 312-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2007. – N 49. – Ст. 6073.

Командировочное задание

komandirovochnoe_zadanie.jpg

Похожие публикации

Довольно много компаний имеют филиалы и дочерние предприятия, расположенные в различных регионах, в связи с чем для осуществления производственной деятельности вынуждены направлять своих работников в служебные командировки для решения производственных вопросов на местах.

Ранее действовали жесткие нормы по оформлению командировок, выполнять которые должны были все хозяйствующие субъекты, независимо от формы собственности. В настоящее время требования, регламентирующие порядок оформления командировок и предписывающие работодателю составлять командировочное задание для работника, убывающего по производственным делам в служебную поездку, изменились. Этот обзор посвящен теме оформления командировки с учетом принятых в 2015 г. изменений, и тому, каким образом после отмены командировочного задания, подтверждается факт служебной командировки.

Понятие командировки

Под термином «командировка» закон подразумевает убытие работника в служебную поездку, вызванную необходимостью проведения работ вне административного образования, в котором базируется предприятие, его командировавшее.

Командировкой признаются служебные краткосрочные (от 1 до 3 суток) и долгосрочные (от 3 суток и более) поездки в удаленные филиалы или обособленные подразделения предприятия, поездки к деловым партнерам для проведения согласований и заключения контрактов и по прочим рабочим, служебным и производственным вопросам.

Командировки в законодательных актах

Понятие командировки, принцип возмещения расходов, потраченных во время служебных поездок, а также гарантии для работников, находящихся в командировке, установлены положениями статей 166 – 168 ТК РФ.

Кроме трудового Кодекса, вопросы направления работников в служебные поездки регламентируются постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, положения которого устанавливали порядок отправки работников в командировку и требования по ее документальному оформлению. Однако, четыре года назад постановлением № 771 от 29.07.2015 в этот регламент были внесены некоторые изменения.

Обобщенно об изменениях

В результате этих изменений, статус обязательных утратили следующие документы, использовавшиеся для оформления служебных поездок:

командировочное удостоверение – теперь в качестве документов, подтверждающих убытие в служебную поездку и возвращение из нее, принимаются проездные документы, выписанные на имя сотрудника, направляемого в командировку. В случаях, когда работник добирался до точки назначения на служебном или личном транспорте – альтернативой проездным документам являются путевой или маршрутный лист;

служебное задание – после принятых изменений, собственник вправе не оформлять командировочное задание. Признается достаточным указание на цель поездки в приказе по предприятию о направлении сотрудника в командировку;

отчет о выполнении служебного задания – в настоящий момент можно применять унифицированную форму № Т-10а, в которой содержатся и сведения о служебном задании и отчет о его выполнении. Также допускается использование самостоятельно разработанных работодателем форм отчета о командировке, при условии, что такая форма утверждена установленным порядком и внесена в номенклатуру дел и учетную политику компании;

журналы регистрации командировочных удостоверений – полностью отменены, но могут вестись по решению работодателя.

Изменения в оформлении командировок

Оформление служебных поездок с августа 2015 г. осуществляется по упрощенному регламенту.

За субъектом хозяйствования оставили право отказаться полностью либо частично от вышеперечисленных учетных документов, использовавшихся для оформления служебных командировок, а также право продолжать использовать эти документальные стандарты.

Закон не ограничивает право субъекта хозяйствования продолжать использовать в документообороте утвержденные формы для оформления командировочных поездок, если он считает это целесообразным для осуществления учета на предприятии. Кроме того, допускается изменение базовых форм и использование собственных учетных стандартов.

Словом, учет и контроль за расходованием средств во время служебных поездок, формат отчетности по выданному командировочному заданию, равно как и то, каким образом они будут осуществляться, законодатель «отдал на откуп» субъектам хозяйствования.

Обратите внимание, если локальные акты работодателя предусматривают оформление вышеуказанных командировочных документов, то их заполнение обязательно.

Нужны ли, и какими должны быть внутренние учетные документы

Не смотря на то, что теперь не требуется использования стандартизированных командировочных форм, большинство собственников предпочитает не упразднять полностью систему учета в этом сегменте.

Многие работники кадровых служб, несмотря на принятые упрощения, продолжают использовать при оформлении командировки учетные документы ранее принятых или самостоятельно разработанных стандартов, предпочитая «подстраховаться» от возможных осложнений, вызванных недостаточностью подтверждающей документации.

В большинстве случаев это оправдано. Но не следует забывать, что для использования в системе учета документов собственного стандарта необходимо провести ряд регламентирующих процедур:

необходимо разработать Положение о командировках и утвердить его внутренним приказом;

все используемые бланки документов должны быть утверждены локальным нормативным актом – распоряжением (приказом) по предприятию;

утвержденные приказом по предприятию формы должны быть включены в номенклатуру дел.

Только после соблюдения этих требований формы собственного стандарта, могут использоваться в документообороте предприятия.

Командировочное задание: бланк внутреннего стандарта

В пакет документов, выписываемых работнику при оформлении служебной поездки, можно включить командировочное задание, которое содержит в себе перечень задач и распоряжений для выполнения в командировке.

При оформлении командировок, именно эту форму многие работодатели продолжают использовать также интенсивно, как и ранее – она позволяет конкретизировать задачи и план работ в служебной поездке, контролировать их выполнение. Отметим, что на командировочное задание, образец которого работодатель разработал самостоятельно, распространяются те же требования, что и на имевшую хождение ранее стандартизированную форму (форма Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1).

Для оптимизации учета по командировкам на предприятии, предлагаем бланк служебного задания на командировку скачать в актуальной на настоящий момент (2019 год) версии.

Служебное задание на командировку

При отправлении сотрудников в командировку нельзя игнорировать этап документального оформления этого ответственного события. Работник, уезжающий в другой населённый пункт, должен иметь наглядное представление о том, чем заниматься на выезде. Иначе сотрудник может не выполнить задачу, эффективность поездки будет стремиться к нулю, а работодатель впустую потратит деньги. Чтобы этого не происходило, нужно подготовить служебное задание на командировку. В материале статьи приведены процедура оформления документа и его образец.

Служебное задание на командировку – назначение документа, кто составляет, нормативное регулирование

Работодатель, отправляющий сотрудника в командировку, должен отвечать за действия подчинённого, по мере возможности контролировать работу и вовремя оформлять нужные документы. Важно обратиться к законодательству и узнать, как выглядит процесс командирования для участников трудовых отношений.

Согласно Постановлению №749 от 13.10.2008, регулирующего командировочный процесс:

• Предприятие формирует внутреннийприказ, где отражает сведения об отправляемых в поездку сотрудниках. Здесь же указывается населённый пункт прибытия, сроки командировки.
• Авансовый отчёт. Готовится работодателем, однако заполняется участниками поездки. Вернувшись к месту постоянной работы, работнику нужно сдать в бухгалтерию информацию о том, сколько было потрачено на дорогу, проживание, имели ли место непредвиденные расходы и т.д.

До 2015 года в дополнение к этим документам управленцу нужно было составить ещё и служебное задание на командировку. Названым постановлением также предусматривалась унифицированная форма, которой нужно было придерживаться при оформлении. Но в связи с изменениями в законе, этот документ был исключён из числа обязательных.

Теперь командировочное задание считается факультативным. Назначение документа – внести ясность в планируемую поездку. Документ отвечает на вопросы «кто едет, куда и зачем»?

Всё зависит от типа предприятия и сложности командировки. Иногда нужно отправить одно лицо на несколько дней в один город. С этим проблем не должно возникнуть. Но бывает, что компания направляет, к примеру, пять сотрудников в несколько населённых пунктов.

В связи с указанными выше сведениям, у исполнителя может возникнуть вопрос «обязательно или нет служебное задание на командировку»? Ответ – нет, на усмотрение предприятия.

Кстати, документ может готовиться самим директором, если фирма небольшая. Но обычно задача поручается начальнику того подразделения, чьи работники готовятся к выезду. Также допускается поручить эту работу кадровому инспектору.

Оформление служебного задания на командировку

Приступая к написанию задания, управленцу нужно четко знать, какова цель поездки, что нужно сделать сотруднику, на какое время эффективнее запланировать выезд и так далее. Эти и другие организационные вопросы анализируются и продумываются руководством задолго до составления официальных бумаг. Если компании нет надобности направлять работников на удалённый участок в непогоду, то почему бы не выбрать для этого более благоприятные условия?

Управленец начинает оформление с подготовки фирменного бланка. Если такой не предусмотрен ЛНА, то подойдет и обычный белый лист А4. Но документ должен содержать «шапку», где в развёрнутой форме пишется название фирмы, даётся расшифровка аббревиатурам, указываются ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефоны.

Ниже, с левой стороны, оставляются поля для даты и номера регистрации, а с правой указывается название населённого пункта, где находится составитель.

Название бумаги размещается посередине. В данном случае оно будет звучать как «Служебное задание на командировку». Далее, с правой стороны, отражаются сведения о направляемом сотруднике, а именно фамилия, инициалы, должность и структурное подразделение компании, табельный номер.

Далее можно привести основной текст (без преамбулы). Можно придерживаться разных формулировок, но главное условие – должно быть понятно, куда едет сотрудник, в какое предприятие или учреждение, с какой целью и на какой срок. Для уточнения можно написать дни в пути.

Завершает основную часть перечень задач, которые нужно выполнить сотруднику. Это может быть заключение контракта, ремонт административного здания, проведение проверки и т.д.

Задание подписывает директор компании, начальник структурного подразделения и командируемое лицо. Подписи этих сотрудников должны находиться в резолютивной части документа.

На этом оформление со стороны работодателя завершается. Далее можно составить бланк, заполняемый сотрудником по завершении поездки. Дублируются пункты задач, а напротив них работник пишет комментарии о выполнении.

Образец служебного задания на командировку

В качестве примера будет рассмотрена аварийная ситуация, с которой пришлось столкнуться работникам ООО «Пример». Находясь в тесной экономической связи с ООО «Образец», руководство этого предприятия решает направить специалиста для оказания помощи контрагенту в восстановлении инфраструктуры.

При таких условиях образец служебного задания на командировку будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

123456, г. Мытищи, ул. Образцовая 12, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

N4321 от 21 августа 2019 г.

Служебное задание на командировку

Для устранения последствий аварии, имевшей место 15 августа 2019 года на территории ООО «Пример» (вх. N4321 от 15.08.2019 г.) а также проведения ремонтно-восстановительных работ, в командировочную поездку направляется главный энергетик ООО «Образец» Иванов И.И.

Согласно Приказу ООО «Образец» N1234 от 17.08.2019 г. данная поездка запланирована на период с 23.08.2019 по 23.09.2019 г., сроком на 30 календарных дней, из них в пути – 2 дня.

Содержание служебного задания:

1. Осмотр и оценка текущего состояния трансформаторной подстанции, ограждений административного здания, освещения и других, стратегических пунктов.
2. Совместно с представителями ООО «Пример» составить план восстановительных работ.
3. Оказать помощь в работе технического персонала ООО «Пример» по восстановлению перечисленных объектов.

Генеральный директор ООО «Образец» Петров П.П.

Главный инженер ООО «Образец» Сидоров С.С.

С заданием ознакомлен:

Главный энергетик ООО «Образец» Иванов И.И.

Данная ситуация условна и отражает наглядную структуру заполняемого документа. Однако, его форма и содержание могут отличаться. Кстати, если обязанность составлять служебного задания исчезла, это не значит, что нельзя пользоваться унифицированным бланком. Управленец может применить этот документ, если посчитает, что приведённый в статье образец не подходит.

Когда требуемые визы собраны, задание регистрируется в журнале и прикладывается к приказу о командировке. Составлять документ лучше в одном экземпляре.

Как видим, в вопросе организации командировки большую роль играет документальное оформление. Директору компании, прежде чем отправить людей, нужно убедиться, что составлен и введён в действие приказ и служебное задание. Задание хоть и не является обязательным, но относится к категории рекомендуемых, поэтому пренебрегать его составлением не нужно. Полнота и корректность названых документов позволит работодателю исключить негативные последствия, возможные претензия со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Оформление служебного задания на командировку

По вопросам, связанным с оформлением командировок
Вы можете обратиться к сотрудникам отдела кадров:

Специалист по кадрам
Телефон: (812)-644-59-11 доб. 61229
Эл. почта: ocyplyaeva@hse.ru

Ведущий специалист по кадрам
Телефон: (812)-644-59-11 доб. 61217
Эл. почта: gtrofimova@hse.ru

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

Обязательно ознакомьтесь со следующими документами:

1. Заполнение и согласование служебного задания для направления работника в командировку. Служебное задание для направления работника в командировку заполняется командируемым работником, согласовывается с непосредственным руководителем, Планово-экономическим отделом и утверждается Директором НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

2. Утвержденное и подписанное служебное задание передается в Отдел кадров ответственному работнику.

Сроки предоставления служебного задания в Отдел кадров:
– не позднее чем за 20 рабочих дней до начала командировки.

3. Отдел кадров издает приказ о направлении сотрудника в командировку.

4. В случае посещения Московского кампуса НИУ ВШЭ и в случае необходимости получения электронного пропуска подготовить Служебную записку на имя заместителя директора по безопасности.

Днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (Санкт-Петербург), а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы (Санкт-Петербург).

При отправлении транспортного средства до 23:59 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.
Начало и окончание командировки, согласно выданному командировочному удостоверению, должны соответствовать датам в проездных билетах.

ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:

1. Согласно п.26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” работник по возвращении из командировки обязан представить в Бухгалтерию в течение трех рабочих дней следующие документы:
– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
– копии страниц заграничного паспорта с данными работника и с отметкой о пересечении границы (при командировании за рубеж);
– документы о найме жилого помещения;
– документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

ВНИМАНИЕ! Возмещение расходов по оплате авиабилетов производится только при наличии посадочных талонов.

2. Авансовый отчет о командировке передается в Бухгалтерию бухгалтеру 1 категории – Лихненко Ольге Юрьевне (olikhnenko@hse.ru; тел. (812) 644-59-11 доб.61157) в течение трех рабочих дней с момента возвращения. Бланк финансового отчета можно получить непосредственно в Бухгалтерии.

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ:

1. В случае несоответствия дат отъезда и приезда необходимо в течение трех рабочих дней , после возвращения из командировки, написать служебную записку на имя директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург о внесении изменений в приказ о командировке, а также приложить копию проездных документов.

2. Если работник направляется в командировку находясь в отпуске, ему необходимо написать заявление об отзыве из отпуска.

3. Необходимо сообщить ответственному за ведение табеля учета рабочего времени об изменениях дат командировки.

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

Источники:

http://assistentus.ru/forma/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku/
http://kadriruem.ru/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku/
http://hr-portal.ru/article/sroki-hraneniya-dokumentov-po-komandirovkam
http://spmag.ru/articles/komandirovochnoe-zadanie
http://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku.html
http://spb.hse.ru/hr/business_trip