Штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц. Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш. Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?

Вкладыш в трудовой книжке

Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».

Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Отметка о выдаче вкладыша

В Правилах говорится о штампе. Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.

В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.

Правильное оформление

В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:

фамилия, имя, отчество сотрудника>
дата рождения>
степень образования>
профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной)>
дата заполнения.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Порядок внесения записей

Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.

В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.

Вшивание документа

После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.

Особые указания

При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.

Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.

Место для записи о выдаче вкладыша

Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.

В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.

Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?

В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».

Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.

Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.

Почему важно самому проверять правильность записи

Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника. Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности. И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.

Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.

При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.

: Видео

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Читать еще: Работа по трудовому договору налоги

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Вкладыш

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Читать еще: Плохо пропечаталась печать в трудовой книжке

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2020 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

Отрывать обложку вкладыша.
Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Факт вшивания в трудовую книжку дополнительных листов должен быть зафиксирован в учетном журнале. Образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» делают и в самой книжке: такая отметка имеет вид оттиска штампа. Пометки должны содержать реквизиты вкладыша, по которым его можно идентифицировать (серия и номер бланка).

Зачем нужна запись о вкладыше

Работодатели должны вносить в трудовые книжки сведения о трудоустройстве нанятого человека в 5-тидневный срок после приема на должность.

В этой записи должны быть отражены такие данные:

наименование работодателя;
должность;
дата, приходящаяся на первый рабочий день.

При увольнении указывают причины ухода и дату. Также отражать надо все случаи переводов и выдачи поощрительных наград.

По закону ведение вкладыша в трудовую книжку, который вшивают в неё, происходит по единым правилам с оформлением самих трудовых формуляров. Вообще зачем вкладыш в трудовую книжку?

Дело в том, что все данные должны быть внесены без сокращений, что приводит к быстрому исчерпанию лимита листов в книге. Ключевые требования к заполнению трудовых книжек содержит в Инструкция от 10.10.2003 г. № 69.

Если чистые строки и страницы в одном из разделов книжки закончились, нельзя захватывать пространство других содержательных блоков. В этой ситуации необходима выдача вкладыша в трудовую книжку. Образец его заполнения должен соотноситься с шаблоном, приведенным в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 (документ Правительства РФ).

Вкладыш должен быть пришит к трудовой, его нельзя приклеивать или крепить степлером. В нем недопустимы помарки и исправления.

Законодательно закреплен порядок приобретения дополнительными листами юридической силы: момент действительности бланка наступает при условии его совместного использования с трудовой книжкой. Отсюда понятно, действителен ли вкладыш без трудовой книжки. Конечно, нет.

Запись о том, что трудовая книжка содержит один или несколько вкладышей необходима для обеспечения полноценного контроля движения этих бланков. Каждому вкладышу присвоен уникальный номер и серия. Эти реквизиты помогают идентифицировать конкретный бланк из всех имеющихся форм.

Вот как выглядит вкладыш в трудовую книжку: он имеет титульную страницу, отражающую персональные данные работника, и содержательную часть. Второй блок идентичен табличной части раздела о работе или поощрениях.

Как проставлять отметки о вкладышах

Учет вкладышей ведут в расходно-приходной книге и книге учета движения этого типа бланков. Первый вид журнала находится в бухгалтерии и обеспечивает отражение перемещения каждого вкладыша в бухгалтерском учете. Вторую учетную книгу заполняют представителями кадровой службы.

После прошивки вкладыша с основным документом ставят в трудовую книжку штамп «Выдан вкладыш». Образец обязательно отражает также серию и номер вкладыша на этом штампе. Поэтому он должен содержать пустые поля для внесения реквизитов бланка.

Методическими правилами не оговорено место, где необходимо проставлять штамп. Оптимальным считается его размещение на титульной странице или на обложке с внутренней стороны.

Унифицированных формулировок и шаблона для штампа не предусмотрено. Предприятия сами подбирают шрифт и его размер, цвет чернил.

Всегда актуальный вопрос, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Это – работодатель. Он несет ответственность и за приобретение штампа.

Где взять штамп

Получить штамп можно несколькими способами:

заказать услугу изготовления штампа по собственному эскизу;
приобрести в магазине канцтоваров готовый штамп типового шаблона;
сделать самонаборную модель.

Оттиск штампа становится действительным после внесения в него данных о серии и номере вкладыша. Номер состоит из комбинации 7 цифр. Серия может быть обозначена так:

если согласно поданному образцу заявления на вкладыш в трудовую книжку был выдан бланк, отпечатанный Гознаком после 2010 года, бланка будет обозначен серией ВТ-I;
если дата выпуска вкладыша зафиксирована ранее 2010 года, то серия будет состоять из символов ВТ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку

Вкладыш является таким же важным и унифицированным документом, как и трудовая книга, поэтому запись о его выдаче должна формироваться согласно всем правилам делопроизводства.

Когда данная запись необходима

Трудовая книжка является носителем большого количества информации о деятельности владельца:

трудоустройство;
увольнение;
работа по совместительству – ее также доступно фиксировать в трудовом документе;
перевод;
реорганизация предприятия;
ошибки кадровиков, требуют внесения дополнительной информации.

Все это приводит к быстрому исчерпанию листов книги, особенно, если владелец активно меняет места трудовой деятельности.

В случае полного заполнения листов трудовой, недопустимо:

заводить новый документ;
менять разделы трудовой местами;
вклеивать, вшивать чистые листы трудовой книжки.

В таком случае требуется применение вкладыша, который является точной его копией и продолжением разделов.

Как правильно оформить

Оформление вкладыша происходит следующим образом:

Приобретение бланка – после окончания полей в основном документе для внесения информации необходимо выполнить приобретение вкладыша. Согласно законодательству эту процедуру должен выполнить работодатель, но возмещение расходов работнику, который приобрел бланк самостоятельно, также допускается.
Оформление перед началом применения – заполнение титульного листа: ФИО сотрудника, дата рождения, образование согласно документации, профессия согласно диплому, дата заполнения – первая запись, ФИО работника, выполняющего заполнение.
Заполнение разделов – заполнение выполняется так же, как и трудовой книжки: нумерация является продолжением нумерации трудовой, далее идет графа с датой внесения информации, после указываются основные сведения – прием/увольнение на работу, в итоге указываются реквизиты документа-основания.

При этом следует помнить, что записи необходимо вносить по факту на текущий момент из-за чего некоторые сведения могут отличаться от записей на титульном листе трудовой книги.

Где указывается отметка

Работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, с этой целью отдел кадров ведет книгу учета, кроме этого бухгалтерией ведется приходно-расходная книга.

Отсюда следует, что согласно требованиям п. 40 Правил ведения трудовых книг делается 3 отметки:

На титульном листе или обложке трудовой книжки ставиться штамп, который содержит сведения о выдаче вкладыша и строки для указания его реквизитов.
В приходно-расходной книжке.
Книге учета движения трудовых документов.

Читать еще: Российское законодательство в области трудовых отношений

Имеет ли форма штампа законодательную базу

Штамп с обозначением «Выдан вкладыш» поставляется обязательно, так как это установлено п. 39 Правилами о ведении и заполнении трудовых книжек от 2003 года №225. Однако унифицированной фирмы такой штамп не имеет, так что каждое предприятие может иметь свой шаблон.

Главное, чтобы он имел пустые строки для внесения реквизитов.

Получить необходимый штамп доступно в несколько вариантов:

Заказать изготовление – на сегодня существует масса предприятий, которые занимаются изготовлением штампов и печатей под заказ, при этом его можно сделать индивидуально, преждевременно подготовив эскиз по своему усмотрению и проявив фантазию. Однако следует помнить, что такое удовольствие обойдется недешево.
Купить готовый – такими услугами, как продажа готовых штампов занимаются магазины канцтоваров, но не каждый. Обойдется это дешевле, чем заказ, но и на выходе будет стандартный квадрат со строками для информации.
Набрать самостоятельно – для этого набирается необходимый текст, и формируются пустые строки.

Приобретение вкладыша

Его покупкой, так же как и книжки занимается работодатель, обычно большое предприятие имеет договора с типографией по закупке данных документов. Производятся оба документа централизовано на государственной типографии Гознак, имеют серию, номер и защиту от подделки.

Согласно п. 47 Правил работодатель обязан приобрести книжку и вычитать ее стоимость из дохода подчиненного, за исключением случаев, когда трудовой документ был поврежден или утерян по вине работодателя.

Не являются исключением и случаи, когда работник самостоятельно приобретал основные бланки для внесения сведений о трудовой деятельности, так как они находятся в свободном доступе, и приносил работодателю для заполнения.

Такой вариант не воспрещается, хотя закон обязывает работодателя заниматься покупкой документов.

Штамп или запись – что правильно

На некоторых предприятиях могут пренебрегать установленными Правилами для заполнения вкладыша и вместо штампа, так как его нет, и не предвидится, делают запись о выдаче бланка с последующей заверкой печатью предприятия. С юридической точки зрения такое оформление ничтожно, оно ничего не значит.

Как правильно вшить бланк

После заполнения титульного листа, проставления штампа и внесения информации во вкладыш необходимо его вшить.

Недопустимо вклеивать, скреплять скрепками, просто вкладывать, необходимо именно вшить, только такой способ обеспечит достаточную сохранность заполненного бланка.

При этом неважно, где вшивается документ вначале книжки, в конце или в средине.

Обычно его вшивают в конце, как логическое продолжение последних сведений, но оптимальный вариант – это средина трудовой, так как не надо делать дополнительных отверстий или соблюдать соответствие протоколов, однако это затруднит ее чтение.

Вся процедура вшивания несложная:

Необходимо острым шилом сделать 4-е и более отверстия на одинаковом расстоянии по линии сгиба.
Таким же образом прокалывают и заднюю обложку трудовой, так чтобы отверстия совпали.
Нить №10 вводиться по очереди в отверстия и концы выводятся в одном месте.
Завязывается узел.

Запись неверная – что делать

Вшивать вкладыш и ставить штамп необходимо только после выполнения всех полей и проверки их достоверности работником, так как если неверная информация была внесена уже после вшивания, придется изымать вкладыш и составлять акт порчи.

Чаще всего кадровые работники допускаю ошибки, если:

Вносят личные данные работника в титульный лист с его слов – необходимо иметь перед собой копии или оригиналы документов, являющихся носителем информации.
Делают оплошности в процессе заполнения граф относительно даты приема на работу, указания наименования организации, отсутствие должности или структурного подразделения, сокращение любых слов – это недопустимо.
Запись о переводе заверяется подписью работодателя и печатью организация, данная ошибка неисправима.
Использование граф не по назначению, например, если закончились графы для указания места работы, начинается для данных целей применение разделов о поощрениях.

Для исправления неверной записи ее зачеркивание недопустимо, с этой целью необходимо указать, что запись неверна под ней отдельной строкой с указанием причины ее недействительности.

Далее внести верные факты.

Заключение

Вкладыш является официальным документом, и его оформление, а также вшивание необходимо выполнять с соблюдением предписаний. К записям внутри документа также следует отнестись с особым вниманием, так как ошибки могут привести к возникновению проблем у работника при оформлении пенсии или дальнейшем трудоустройстве.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку? Ответ на вопрос — на видео.

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Зачем нужна запись о вкладыше

В этой записи должны быть отражены такие данные:

наименование работодателя;
должность;
дата, приходящаяся на первый рабочий день.

Как проставлять отметки о вкладышах

Где взять штамп

Получить штамп можно несколькими способами:

заказать услугу изготовления штампа по собственному эскизу;
приобрести в магазине канцтоваров готовый штамп типового шаблона;
сделать самонаборную модель.

если согласно поданному образцу заявления на вкладыш в трудовую книжку был выдан бланк, отпечатанный Гознаком после 2010 года, бланка будет обозначен серией ВТ-I;
если дата выпуска вкладыша зафиксирована ранее 2010 года, то серия будет состоять из символов ВТ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источники:

http://hr-portal.ru/article/chto-dolzhny-znat-kadroviki-o-vnesenii-zapisi-o-vydache-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku
http://glavkniga.ru/situations/s502834
http://clubtk.ru/kak-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/vydan-vklad-v-trud-knizh.html
http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/vydan-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/vydan-vklad-v-trud-knizh.html

голоса

Рейтинг статьи